Rabu, 28 Desember 2011

Soal dan Jawaban UAS Corporate Information System MME- PPM

UJIAN AKHIR SEMESTER

CORPORATE INFORMATION SYSTEM (CIS)

TIM DOSEN : JSL, RS, HC, ROB



HETI
PPM - 49




Artikel 1 : Gerbang Informasi dan Aplikasi ala Vico Indonesia

1.         A. Hal yang menjadi pemicu dari manajemen Vico untuk mengimplementasikan
      komputerisasi di dalam organisasinya adalah :
a)         Kebutuhan akan adanya sistem yang dapat membantu mempercepat proses pekerjaan dan memudahkan memonitor setiap alur kerja yang terjadi. Terutama adalah semua data perusahaan serta prosesnya agar tersimpan dengan baik sehingga memudahkan apabila diperlukan untuk pembuatan laporan.

b)         Standarisasi data untuk memperlancar proses pertukaran informasi yang terkolaborasi antar portal. Sebelum menggunakan system Intranet Corporate Portal (ICP), PT Vico dalam memberikan informasi kepada karyawan memanfaatkan fasilitas mail list (milis) yang dikirimkan dari kantor pusat ke setiap karyawan. Sehingga banyak karyawan (terutama yang bertugas di daerah) yang tidak mengetahui informasi pergantian direksi di Jakarta. Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya informasi via e-mail yang dikirim perusahaan, tak sedikit pula karyawan yang justru malas membuka kotak e-mail-nya. Setelah menggunakan ICP, PT Vico tidak lagi menghujani karyawannya dengan e-mail dari kantor pusat, sebab setiap karyawan bias mengetahui segala macam informasi perusahaan dengan mengakses ICP. Portal ini berisikan berbagai informasi yang dibutuhkan karyawan, seperti tingkat produksi, health & safety environment, serta pengumuman yang perlu diketahui seluruh karyawan.

c)         Efisiensi biaya dan waktu (walau belum ada hitung-hitungan dari manajemen Vico mengenai efisiensi penggunaan ICP), namun dalam prakteknya penggunaan ICP yang memiliki fitur aplikasi Telephone Billing dan Online Supply telah memberikan pengaruh positif bagi perusahaan. Sebelum menggunakan ICP, perusahaan harus direpotkan mencetak secara manual satu persatu pemakaian telephone oleh karyawan dan itu dilakukan setiap akhir bulan. Sehingga tidak efektif karena ada saja hasil cetakan tagihan yang terselip dan tidak jelas. Dan pemakaian telephone oleh karyawan sering tidak terkontrol. Setelah menggunakan ICP, aplikasi Telephone Billing dapat memberitahukan bujet dan jumlah pemakaian pulsa telephone yang telah dihabiskan seorang karyawan. Tagihan ini juga bias di cek setiap hari, tidak perlu menunggu akhir bulan. Jika ada pemakaian telephone berlebihan atau untuk urusan pribadi, karyawan diminta membayarnya sendiri. Fasilitas Online Supply dapat digunakan oleh karyawan untuk meminta berbagai kebutuhan barang penunjang operasional kerja sehari-hari. Prosesnya juga relative singkat yaitu membutuhkan waktu paling lama satu jam, sebelum menggunakan fasilitas ini proses permintaan kebutuhan barang bias menghabiskan waktu 1 – 2 hari.


1.                        B.  Aplikasi yang terdapat di ICP belum dapat menciptakan keunggulan kompetitif bagi PT Vico.
                                      
                     
                                            


Keunggulan Kompetitif adalah merujuk pada kemampuan sebuah organisasi untuk memformulasikan strategi yang menempatkannya pada suatu posisi yang menguntungkan berkaitan dengan perusahaan lainnya. Keunggulan Kompetitif muncul bila pelanggan merasa bahwa mereka menerima nilai lebih dari transaksi yang dilakukan dengan sebuah organisasi pesaingnya (Tangkilisan, Strategi Keunggulan Pelayanan Publik Manajemen SDM, 2003). Berdasarkan diagram diatas, PT Vico untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka menggunakan IT & Knowlegde, Skill, Core Competencies dan Distnctive competencies untuk mendorong value chain perusahaan.
1)      Penggunaan IT dan Knowledge  : PT Vico memberikan informasi tentang perusahaan yang mudah di akses oleh para pelanggan (kontraktor dan mitra bisnisnya). Hal ini menjadi nilai lebih perusahaan dibanding pesaingnya karena informasi perusahaan dapat lebih transparan dilihat oleh pelanggan untuk mendapat kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Disamping itu, PT Vico juga berencana (belum terealisasi saat ini) menambah ke portal beberapa aplikasi transaksional seperti : Accounting, Production dan Purchasing. Jika ini benar-benar diterapkan oleh PT Vico, maka akan menambah keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Karena para pelanggan bisa melakukan pemesanan barang melalui media dunia maya tanpa harus datang bertatapan muka (menambah efektivitas dan efisiensi waktu bagi pelanggan).
2)      Core Competencies : Visi PT Vico menjadikan portal sebagai One Stop Information Gateway bagi seluruh karyawanna. PT Vico mendasarkan core competencies perusahaanya pada kemajuan teknologi informasi untuk memudahkan informasi bagi karyawan dan kepuasan pelanggan. Ada dukungan penuh dari manajemen puncak dan user buy-in.
3)      Distinctive competencies : keunggulan khusus yang dimiliki PT Vico setelah menggunakan ICP adalah sarana komunikasi antar karyawan dan pusat menjadi lancar dan transparan. Perusahaan tidak perlu mengirimkan informasi via e-mail kepada seluruh karyawan, namun karyawan dapat mengakses secara langsung seluruh ingormasi perusahaan dengan membuka akses ICP. Pemasok dan mitra bisnis PT Vico juga dapat mengkases informasi perusahaan secara langsung melalaui ICP.
4)      Skill : keterampilan yang dimiliki oleh seluruh staff dan karyawan PT Vico walau belum maksimal namun sudah mampu menggunakan aplikasi IT ini untuk  menunjang kinerjanya. PT Vico juga memiliki tim pengembangan yang solid serta melakukan sosialisasi dengan intensif kepada semua karyawan.

Ke-empat keunggulan yang dimiliki PT Vico setelah mengaplikasi fitur yang terdapat di ICP menciptakan Value Chain perusahaan. Analisa Value Chain, competitive strategy dan benchmarking PT Vico :
Terdapat 3 macam strategi kompetitif dasar yaitu :
a)      cost leadership
b)      differentiation
c)      focus.
Jika PT Vico melakukan cost leadership dan kemudian aplikasi-aplikasi yang terdapat di ICP terbukti mendukung adanya cost savings, maka aplikasi tersebut dapat menciptakan keunggulan kompetitif bagi Vico. Karena hal tersebut mendukung strategi kompetitifnya. Masalahnya adalah PT Vico belum melakukan perhitungan efisiensi dan produktivitas pemakaian aplikasi ICP tersebut. PT Vico baru berasumsi kasar mendapat manfaat dari aplikasi ICP untuk kebutuhan internal perusahaan dalam penyampaian informasi dan menekan biaya penggunaan telepon. Jadi belum dapat dikatakan bahwa aplikasi ICP dapat meningkatkan efisinesi dan produktivitas perusahaan setelah menggunakan aplikasi tersebut. Hal ini dapat disimpulkan bahwa pemakaian aplikasi ICP belum masuk kedalam Value chain perusahaan sehingga plikasi ICP belum dapat dikatakan sebagai keunggulan kompetitif perusahaan.


2.                  A. Posisi PT Vico sebelum dan sesudah penerapan aplikasi ICP (pendekatan five forces model : Porter)

                             w0048-nn

1)      New Entrants : Perusahaan baru yang akan memasuki bisnis ini adalah perusahaan yang kuat dalam hal dana dan manajemen. Karena bisnis dibidang pengboran gas dan minyak membutuhkan dana yang besar. Sehingga perusahaan baru selain memiliki modal yang besar juga produk yang berkualitas dan layanan lebih lebih baik. Tugas divisi strategi adalah mengidentifikasi perusahaan baru yang berpotensi masuk ke pasar. Pengembangan IT membuat posisi PT Vico lebih kuat dari para pesaingannya.

2)      Customer  : produk yang dibeli oleh perusahaan bukan produk diferensiasi. Sehingga pelanggan dapat melakukan penekaan terhadap perusahaan. Untuk menghindarinya, perusahaan perlu melakukan :
ü  Pelanggan hanya bisa mendapat informasi umum perusahaan. Sumber informasi yang berhubungan dengan data dan rahasia perusahaan tidak dapat dilihat oleh pelanggan.
ü  Permintaan pelanggan disalurkan dengan pelayanan yang tinggi dalam hal ketepatan waktu dan keakuratan jumlah pesanan.
ü  sistem IT yang digunakan PT Vico dapat meningkatkan kapabilitas dan menjaga agar kegiatan produksi berada pada kondisi zero accident.  Hal ini akan menjadikan PT Vico berada pada posisi teratas diantara para pesaingnya.

3)      Substitute Product :  Produk substitute PT Vico adalah perusahaan yang memproduksi bahan bakar dari sumber lain yaitu produk yang ramah lingkungan. Melalui penerapan IT, produk perusahaan akan semakin baik kualitasnya dan perusahaan menjadi lebih efisien sehingga mampu bersaing dengan produk substitusi.

4)      Suppliers : Daya tawar mempengaruhi intensitas persaingan pada industry manakala terdapat banyak supplier.






Posisi PT Vico sebelum                                             Posisi PT Vico setelah
Menerapkan Aplikasi ICP                                       menerapkan Aplikasi ICP

                     
IT digunakan sekedar untuk                                       IT digunakan sebagai aktor
Pendukung bisnis (support the business)                    utama untuk keunggulan bisnis
Tidak memerlukan perencanaan stratejik                    Memerlukan perancanaan stratejik

Jika dilihat dari grafik dibawah ini, perubahan posisi PT Vico sebelum dan sesudah menerapkan aplikasi ICP adalah sebagai berikut : Perusahaan bergerak dibidang yang komplek dan lingkungan sangat dinamik untuk perusahaan produk sejenis.

2.                   B. Teknologi Informasi (TI) dan perkembangannya menjadi acuan bagi PT Vico dalam merumuskan strategi perusahaannya. Hal ini terlihat dari :
-          PT Vico mempunyai visi dengan menggunakan perkembangan IT sebagai dasarnya, yaitu menjadikan portal sebagai One Stop Information Gateway dan HRD. 
-          PT Vico menyadari bahwa sebagai perusahaan petroleum industry tidak bisa lepas dari teknologi. Dari mulai proses ekplorasi sampai eksploitasi pasti berhubungan dengan TI. Selain itu, strategi perusahaan melibatkan penuh pihak PT Vico dalam setiap tahap, sehingga PT Vico telah mengetahui setiap perubahan dan dapat mengantisipasinya.
-          Proses testing dan hand-over juga sepenuhnya ditentukan pihak PT Vico agar kualitas aplikasi yang dibangun juga sesuai dengan harapan dan kebutuhan mereka.
-          Market positioning berubah dari bertemu langsung dengan pelanggan menjadi secara online atau pelanggan bisa melihat profil perusahan serta informasi perusahaan dengan membuka situs di alamat web perusahaan.
-          Product positioning : Perencanaan penambahan aplikasi production dan purchasing dalam ICP merupakan perubahan strategi perusahaan yang dahulu dilakukan secara manual menjadi online, Hal ini akan mengurangi biaya dan efisiensi waktu
-          Business network : perusahaan lebih aktif dalam berhubungan dengan mitra bisnis dan pelanggan melalui aplikasi kemajuan TI
-          Boundary positioning : hubungan antara pelangan, mitra usaha, dan karyawan tidak dibatasi oleh ruang dan waktu.
-          Struktur organisasi dalam perusahaan menjadi lebih ringkas, contohnya jika ingin mengikuti berbagai pelatihan secara online, karyawan bisa langsung booking kemudian meminta persetujuan atasan.


3.                     A. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen PT Vico dalam menerapkan aplikasi ICP jika dilihat dari :
·         IT Project : Yang perlu diperhatikan oleh PT Vico adalah project size yaitu biaya yang dikeluarkan untuk membangun aplikasi ini harus memiliki manfaat bagi perusahaan. Manfaat yang diperoleh dari pengembangan portal  di PT Vico banyak sekali, diantaranya adalah informasi yang didapat dari system tersebut  mudah diperoleh, dan hasilnya akurat.  Hal ini tentunya meningkatkan kinerja karyawan dan mengurangi biaya ( cost saving ) terutama  mengurangi adanya kerja lembur.  Disamping itu, PT Vico pelu juga memperhatikan experience with the technology  yaitu perlu melakukan perubahan atau inovasi  yang terus menerus terhadap teknologi yang digunakannya, terlebih PT Vico merupakan perusahaan yang pertama kali menggunakan kecanggihan teknologi dalam setiap proses bisnisnya.
·         IT Governance :  PT Vico perlu melakukan control  terhadap penggunaan ICP melalui project management, terutama terhadap planning dapat terealisasi dan terukur sehingga monitoring dapat dilakukan dengan maksimal.  Planning dilakukan oleh PT Vico sehingga system dapat digunakan secara maksimal.  PT Vico perlu melakukan monitoring secara terprogram (mingguan atau dua mingguan) sehingga pengembangan system dapat terpantau terus.
·         IT  Infrastructure : PT Vico perlu melakukan pengawasan terhadap maintenance system yang telah diaplikasikan di perusahaan tersebut.  Selain pengawasan maintenance juga perlu melakukan pengelolaan system didvisi masing-masing.

3.   B.   Jika mengacu kepada matrik peranan IT dalam perusahaan, perubahan yang terjadi di PT Vico adalah : Sama seperti kasus IBM di matrik tersebut, PT Vico berubah dari  Incremental improvement             Business process design        
 emerging opportunity                Business transformation

           

            Dalam Business Transformation, perubahan yang terjadi di PT Vico adalah :
a)      Goal : adanya perubahan dalam organisasi industry, dimana terjadi pengembangan asset kepemilikan melalui penggunaan IT di PT Vico.
b)       Business Sponsor : BOD dan pemimpin projek di PT Vico sngat kuat dan mendukung sepenuhnya penggunaan IT.
c)      Business Value : pertumbuhan modal yang relative aktif serta menguntungkan sehingga dapat meningkatkan pangsa pasar. PT Vico juga memiliki keunggulan kompetitif dengan penggunaan aplikasi ICP yang berbasis perkembangan IT.
d)     Risk & Uncertainty :  Pertumbuhan bisnis yang baru memerlukan perkembangan IT yang baru pula. Perubahan organisasi harus bisa mengimbangi dengan bisnis baru.
e)       Investment : perkembangan IT Terintegrasi dengan strategi perusahaan, sehingga proses perubahan system dapat terkontrol dengan baik.



Artikel 2 : Agar Tidak ada Lagi Kasus “ Paspor Gayus”

4.                  4.   A.    Hal-hal yang berkaitan dengan IT Governance dalam kasus tersebut adalah :
1)         Penggunaan sistem paspor elektronik (e-paspor) yang dilengkapi chip penyimpan data yang dienkripsi yang dilakukan oleh Ditjen imigrasi. Cip tersebut memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan memenuhi  standar pengamanan dari International Civil Aviation Organization.  Sehingga dengan penggunaan cip tersebut dipastikan tidak akan terjadi lagi kasus pemalsuan pasport  atau pasport double.
2)         Ditjen Imigrasi juga memperkenalkan system pasport yang dibuat di seluruh kanin tanpa terikat bukti domisili yang tertera di KTP. Sistem ini diterapkan sejalan denga peraturan penggunaan system foto terpadu berbasis biometrik yang memungkinkan pembuatan pasport dapat dilakukan di kanin manapun. verifikasi data pengajuan paspor dari setiap kanim secara cepat akan dikirim secara online ke pusat data keimigrasian.  Hal ini selaras dengan tujuan Ditjen Imigrasi untuk memberikan kemudahan dan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat dalam pembuatan paspor.
3)         Implementasi Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) atau yang lebih dikenal dengan sistem electronic Office (e-Office) sehingga  semua kanin  sudah terintegerasi dan terkoneksi secara online dan real time. Sistem ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasional dan terciptaya verifikasi serta kontrol yang lebih baik saat pembuatan paspor.

4.         B.  Direktorat Jenderal Imigrasi mengantisipasi perubahan agar mendukung
pencapaian tujuan perusahaan adalah dengan melakukan kegiatan edukasi yang terus menerus kepada karyawan  (terutama karyawan lama) agar dapat merubah kultur mereka. Dirjen Imigrasi juga melakukan berbagai perbaikan dan mengembangkan system untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan menyederhanakan proses kerja melalui standarisasi. 
Usulan saya untuk meminimalkan kegagalan dalam implementasi system baru adalah :
1)      Sebelum mengembangkan system yang baru, Ditjen Imigrasi harus melakukan sosialisasi terlebih dahulu kepada seluruh karyawan mengenai rencana kerja yang akan dilakukan oleh Ditjen Imigrasi sampai pada karyawan lapisan bawah. Sehingga sumber daya manusia yang dimiliki Ditjen Imigrasi dapat melakukan pelayan yang lebih baik kepada pembuat paspor.
2)      Perlunya dilakukan pelatihan bagi karyawan, baik pelatihan teknis maupun non teknis. Pelatihan teknis meliputi : penggunaan dan perawatan system. Sedangkan pelatihan non teknis meliputi : keramahan terhadap pelayanan, kerapian, dan budaya malu jika menerima tip dari pembuat paspor. Ini sejalan dengan keinginan Ditjen Imigrasi dalam mewujudkan budaya bersih dari korupsi.
3)      Perlunya control yang terprogram terhadap pelaksanaan system ini. Kontrol meliputi penggunaan alat, perawatan, maupun perbaikan jika terdapat kerusakan.
4)      Membuat aggaran biaya perawatan, pelatihan karyawan secara kontinu, perbaikan alat, dan pengembangan system yang baru.

Tidak ada komentar: